سامانه سما، پلتفرمی پیشرفته در سازمان‌دهی اسناد

با کمک هوش صنوعی سامانه‌ای داخلی، برای آرشیو و مدیریت اسناد، در شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ طراحی شد و به بهره‌برداری رسید.

مدیریت اسناد و سازماندهی آن‌ها، یکی از دغدغه‌های همیشگی سازمان‌هاست. در ساختار اداری قدیمی، این اسناد به صورت کاغذی، در قفسه‌های جداگانه نگهداری و به اصطلاح بایگانی می‌شدند اما امروزه اسناد پس از اسکن شدن در پایگاه داده‌های سازمان‌ها ثبت می‌شوند. محصول ایرانی مبتنی بر هوش مصنوعی که به نگهداری و مدیریت اسناد می‌پردازد، سامانه هوشمند «سما» نام دارد.

سامانه هوشمند مدیریت آرشیو الکترونیک سما، امکان جستجو در اسناد را از طریق فیلترهای پیشرفته تسهیل می‌کند. از دیگر امکانات این محصول، جستجو با الگوریتم‌های هوش مصنوعی است. همچنین دسته‌بندی سلسله‌مراتبی اسناد، کدگذاری و رمزنگاری پرونده و فایل، مدیریت دسترسی کاربران، گزارش‌گیری پیشرفته، از امکانات سما به شمار می‌روند. این سامانه، امکان مصورسازی و رهگیری گردش کار اسناد را نیز ایحاد کرده و با تک‌گذاری اتوماتیک و بکاپ‌گیری، مدیریت اسناد را بسیار ایمن ساخته است.

نمونه مشابه این محصول در گذشته، از بازارهای جهانی با قیمت بالا خریداری می‌شد که اکنون با وجود سامانه مدیریت سما، نیازی به آن نیست. خودکفایی در سامانه مدیریت اسناد، از خروج ارز به میزان 15000 دلار در ازای هر گواهینامه، جلوگیری می‌کند. سما هم‌ اکنون توانایی رقابت با محصولات خارجی مشابه خود را دارد و نسبت به نمونه‌های خارجی خود امکانات بیشتری هم دارد. امکاناتی چون پنل ادمین سامانه، لایه‌های امنیتی بیشتر، سهولت استفاده و قیمت مناسب‌تر. همچنین این سامانه متناسب با نظام سازمانی کشور به فرایندنویسی می‌پردازد و به‌دلیل سهولت استفاده برای کاربران و قیمت پایین‌تر بر نمونه‌های خارجی خود ارجحیت دارد.

 طراحی و تولید سامانه سما  مطابق با استانداردهای جهانی

هدف از تولید این سامانه تسهیل عملکرد کاربران و سازمان‌هاست. با استفاده از سما کاربران به اسناد و پرونده‌های الکترونیکی، راحت‌تر دسترسی پیدا می‌کنند. قابلیت جسنجو و دسته‌بندی در سطح کلان داده‌ها با استفاده از این سامانه بهبود می‌یابد. و ایجاد سیستم‌های یادگیری ماشینی در استخراج اطلاعات؛ دسته بندی و جستجوی اسناد میسر می‌شود.

این محصول بدون استفاده از هیچ برنامه وارداتی، برنامه‌نویسی شده و کدنویسی آن توسط برنامه‌نویسان داخلی انجام شده است. آخرین به‌روزرسانی محصول، در زمستان 1400 صورت گرفته  است. برای مدیریت این محصول هفت نفر در تیم طراحی و چهار نفر به عنوان بازاریاب و پشتیبان محصول با شرکت سما همکاری می‌کنند. این محصول ایرانی توسط شرکت تعاونی دانش‌بنیان «جوان‌اندیشان پویای قومس» برای بهبود مدیریت اسناد، به سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگ ارائه شده و از طرف معاونت علمی  و فناوری ریاست جمهوری مورد حمایت قرار گرفته است.

جدیدترین اخبار هوش مصنوعی ایران و جهان را با هوشیو دنبال کنید