هوش مصنوعی در ثبت اسناد
تیم تحریریه
- ۱۹ آبان ۱۴۰۴
آشنایی و استخدام نیروی انسانی دیجیتال به حوزه‌ای حیاتی در تحول ناشی از هوش مصنوعی تبدیل شده است. با این حال همزمان با دیجیتالی شدن، خطر کلاهبرداری نیز افزایش می‌یابد و شرکت‌ها را به سمت یافتن راه حل‌های امن‌تر و کارآمدتر سوق می‌دهد. خوشبختانه، پیشرفت‌های اخیر در فناوری‌های یادگیری ماشین (ML) و هوش مصنوعی (AI) می‌تواند به حل همه این مشکلات کمک کند. هوش مصنوعی (AI) نوعی فناوری است که یادگیری ماشینی، تشخیص خودکار تصویر، گفتار و تجزیه و تحلیل داده‌ها را با هم ترکیب می‌کند. مدل‌های هوش مصنوعی می‌توانند حجم زیادی از اطلاعات را در مدت زمان بسیار کوتاهی تجزیه و تحلیل، نتیجه‌گیری و تصمیم‌گیری کنند. برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد کاربرد هوش مصنوعی در ثبت اسناد تا آخر مطلب همراه ما باشید.
هوش مصنوعی در ثبت اسناد کشور
به نقل از معاون توسعه مدیریت و منابع سازمان اسناد و املاک کشور کاربرد هوش مصنوعی در سال‌های اخیر در این سازمان رواج پیدا کرده است. وی همچنین اضافه کرد که «هوشمندسازی این سازمان ضروری است و بخش مهم آن در ثبت اختراع تجاری‌سازی و برندسازی و مالکیت معنوی است.» همچنین معاون توسعه فناوری و خدمات الکترونیک سازمان ثبت اسناد نیز گفت: «هوش مصنوعی نمی‌تواند جای نیروی انسانی را در این سازمان بگیرد اما به عنوان یک بازوی کمکی به کاهش تخلف و کلاهبرداری کمک می‌کند. در این راستا، تقریباً ۷۰ هزار سند در طول روز تحت کنترل و نظارت هوشمند قرار می‌گیرند.»
یکی از مؤثرترین حوزه‌های کاربرد هوش مصنوعی، پردازش اسناد است، به ویژه زمانی که صحبت از وظایف روتین معمول در گردش‌های کاری سنتی اسناد باشد. مرتب سازی، طبقه بندی، استخراج داده‌ها و انتقال اطلاعات به یک سیستم حسابداری همه این وظایف زمان بر، پرزحمت و در صورت انجام دستی مستعد خطا و تکرار هستند.
سیستمهای مدیریت اسناد الکترونیکی مدرن (EDMS) این فرآیندها را با کمک سرویس‌های هوش مصنوعی Azure که استخراج و پردازش داده‌ها را انجام می‌دهند، خودکار می‌کنند. به لطف تشخیص متن مبتنی بر هوش مصنوعی، زمان پردازش اسناد می‌تواند به نصف کاهش یابد و در عین حال دقت تا ۸۸٪ می‌رسد؛ بنابراین استفاده از هوش مصنوعی در ثبت اسناد علاوه بر جلوگیری از احتمال کلاهبرداری در اسناد و مدارک در کانون سر دفتران نیز تحول عظیم ایجاد می‌کند.
معرفی کلاهبرداری اسناد
طبق تعریف اینترپل کلاهبرداری اسناد هویتی، فرآیند مجرمانه خرید، فروش یا ساخت مدارک شناسایی جعلی به منظور انجام پرداخت غیرقانونی، مهاجرت، ثبت شرکت یا سایر انواع فعالیت‌های مجرمانه است. برای انجام کلاهبرداری هویتی مجرمان ممکن است هم از اسناد جعلی و هم از اسناد اصلی استفاده کنند. اسناد جعلی برای ارتکاب جرایم زیادی استفاده می‌شوند. این جرایم می‌توانند شامل پولشویی، اشتغال غیرقانونی و سایر انواع جرایم مالی، قاچاق انسان و فعالیت‌های مرتبط با تروریسم باشند.
دنیای کلاهبرداری اسناد، دنیایی به سرعت در حال تغییر محسوب می‌شود که اخیراً با پیشرفت تکنولوژی و کاربرد هوش مصنوعی در ثبت اسناد از وقوع جرایم تا حدودی جلوگیری کرده است. پیشرفت در حوزه‌های تشخیص و پیشگیری از کلاهبرداری اسناد، روش‌های رایج قبلی را یک شبه منسوخ می‌کند. در این صورت مجرمان مجبور می‌شوند تا راه‌های جدیدی برای حمله ابداع کنند.
مزایای تحلیل اسناد مبتنی بر هوش مصنوعی
ادغام هوش مصنوعی در فرآیند تأیید اسناد مزایای متعددی را ارائه می‌دهد که در زیر به برخی از آن‌ها اشاره می‌کنیم:
کارایی
اتوماتیک کردن مراحل اولیه تأیید موجب صرفه جویی در زمان و سهولت انجام کار کنترل کنندگان اسناد می‌شود.
دقت
کاربرد هوش مصنوعی در ثبت اسناد با تجزیه و تحلیل دقیق داده‌ها و شناسایی ناسازگاری‌ها، احتمال نظارت را به حداقل می‌رساند.
مقیاس پذیری
با مدیریت حجم زیادی از اسناد توسط هوش مصنوعی، پروژه‌ها می‌توانند عملیات خود را بدون افزایش حجم کار اداری، مقیاس بندی کنند.
گردش کار ساده
اسناد تأیید شده می‌توانند به طور یکپارچه توزیع و همکاری و پیشرفت سریع‌تر پروژه را تضمین کنند.
موارد استفاده کلیدی برای راهکارهای پردازش هوشمند اسناد
اگر علاوه بر دیجیتالی کردن اسناد کاغذی، به دنبال چیزی فراتر از پیاده سازی یک سیستم مدیریت اسناد هوش مصنوعی تمام عیار هستید که با فرآیندهای کسب وکار شما همسو باشد همچنین رقابت‌پذیری شرکت شما را افزایش دهد، در اینجا موارد استفاده اصلی برای راهکارهای پردازش اسناد هوش مصنوعی را مورد بررسی قرار می‌دهیم:
- یک برنامه تشخیص سند مبتنی بر هوش مصنوعی می‌تواند به طور خودکار قالب‌ها را با استفاده از داده‌های استخراج شده از سیستمهای داخلی مانندERP، CRM یا SharePoint تکمیل کند.
- استفاده از هوش مصنوعی در ثبت اسناد در زمان واقعی می‌تواند اسناد را با ساختار مورد نیاز قوانین جاری یا سیاست‌های داخلی شرکت تأیید کند. همچنین می‌تواند سازگاری بین اسناد را بررسی و اطلاعات حساس یا محرمانه را تشخیص دهد. به عنوان مثال هنگام استفاده مجدد از قراردادی که در ابتدا برای یک مشتری با مشتری دیگر ایجاد شده است، باید اطمینان حاصل شود که تمام داده‌های حساس به طور کامل حذف شده‌اند.
- نرم افزار پردازش هوشمند اسناد می‌تواند قابلیت جستجوی هوشمند را فراهم کند و به کاربران امکان دهد تا به سرعت بخش مورد نیاز را در یک سند چند صفحه‌ای پیدا کنند.
نحوه تأیید اسناد با هوش مصنوعی
هنگام استفاده از هوش مصنوعی در ثبت اسناد و تأیید آن‌ها باید مراحل زیر را انجام دهید:
ادغام
اولین قدم برای تأیید اسناد با استفاده از سیستمهای هوش مصنوعی، ادغام نرم‌افزار در سیستمهای پردازش پرداخت شما است.
بارگذاری تصویر اسناد
برای تأیید اسناد از مشتری جدید خواسته می‌شود که تصویری از سند دولتی خود و یک سلفی که مستقیماً از طریق برنامه گرفته شده است را بارگذاری کند.
اسکن اسناد با هوش مصنوعی
نرم افزار تشخیص تقلب از الگوریتم‌های OCR (تشخیص نوری کاراکتر) برای خواندن داده‌ها از سند و شناسایی هرگونه اختلاف با تایپوگرافی که می‌تواند نشان دهنده تغییر سند باشد، استفاده می‌کند. به طور همزمان، سیستم هوش مصنوعی سند را با پایگاه داده‌ای از اسناد واقعی شناخته شده مقایسه کرده و تمام علائم جعل قابل مشاهده را مورد بررسی قرار می‌دهد.
تجزیه و تحلیل داده‌های چهره
پس از تأیید اصالت سند، الگوریتم از یک سیستم تشخیص چهره پیشرفته استفاده می‌کند تا مطمئن شود که چهره مشتری دقیقاً همان چهره‌ای است که آن را در سند ظاهر کرده‌اند.
حکم
چند ثانیه پس از ارسال داده‌ها برای بررسی، سیستم یا به طور خودکار تلاش برای تأیید اصالت را تأیید و آن را به عنوان جعلی مسدود می‌کند یا آن را برای بررسی بیشتر به تیم امنیتی شما ارسال می‌کند.
نحوه پیاده سازی مدیریت اسناد مبتنی بر هوش مصنوعی در DMS SmartPoint
Smart Point DMS یک سیستم جامع مدیریت اسناد مبتنی بر هوش مصنوعی است که برای ساده سازی و اتوماتیک کردن تمام فرآیندهای تجاری که شامل بررسی، تأیید و امضای اسناد هستند، طراحی شده است. این راهکار با ادغام Azure Document Intelligence، کارایی را به میزان قابل توجهی افزایش داده و تلاش دستی را کاهش می‌دهد.
SmartPoint DMS از فناوری‌های پردازش اسناد مبتنی بر هوش مصنوعی برای استخراج متن از تصاویر اسناد اسکن شده استفاده می‌کند. این تصاویر ممکن است فایل‌هایی باشند که از طریق ایمیل شرکتی دریافت شده یا در یک دایرکتوری امن حاوی اسکن‌ها یا عکس‌های اسناد آپلود شده‌اند.
با استفاده از Azure Document Intelligence، سیستم این تصاویر را پردازش می‌کند تا طیف گسترده‌ای از داده‌های مورد نیاز سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی را برای کار بیشتر با نسخه دیجیتال استخراج کند. این بدان معنا است که سیستم نه تنها یک سند را به صورت تصویر یا PDF ذخیره می‌کند بلکه استخراج اطلاعات کلیدی مانند عنوان، تاریخ‌ها، نام‌ها و شماره‌های سند را به صورت خودکار انجام می‌دهد. در نتیجه از آن برای تولید یک کارت سند ساختار یافته استفاده می‌کند.
نتیجه گیری
با تکامل مداوم فناوری، شرکت‌هایی که از اتوماسیون فرآیند اسناد با بهره‌گیری از هوش مصنوعی در ثبت اسناد استقبال می‌کنند برای رویارویی با چالش‌ها و فرصت‌های آینده مجهزتر می‌شوند. در حال حاضر با سرمایه گذاری در اتوماسیون، شرکت شما پایه و اساس موفقیت بلند مدت را بنا می‌کند. پردازش کارآمد اسناد تنها مربوط به اسناد و مدارک نیست؛ بلکه مستقیماً بر حاکمیت، ارائه خدمات و اعتماد عمومی نیز تأثیر می‌گذارد. تأخیر در تأییدیه ها، پرونده‌های ناقص و خطاهای اداری چه دسترسی شهروندان به مزایا را به تأخیر بیندازد و چه روند رسیدگی به پرونده‌های مهم را کند کنند، عواقب قابل توجهی دارد.
سؤالات متداول
- کلاهبرداری اسناد چیست؟
کلاهبرداری اسناد هویتی فرآیند مجرمانه خرید، فروش یا ساخت مدارک شناسایی جعلی به منظور انجام پرداخت‌های غیرقانونی، مهاجرت، ثبت شرکت یا سایر انواع فعالیت‌های مجرمانه است.
- رایج‌ترین انواع اسناد جعلی کدامند؟
چهار نوع رایج اسناد جعلی شامل اسناد کاذب، شبه اسناد، اسناد اصلاح شده و جعل تصویر می‌شوند.
- ده کشوری که بیشترین مدارک جعلی را دارند، کدامند؟
این ده کشور شامل فرانسه، نیجریه، پرتغال، اسپانیا، بریتانیای کبیر، هند، بلژیک، آلمان، ایتالیا و هلند هستند.
