راه‌اندازی سامانه هوشمند مدیریت اسناد شهرداری در شیراز

مهدی نصیری، رئیس کمیسیون هوشمندسازی، فناوری‌های نوین و اطلاعات شورای شهر شیراز، از راه‌اندازی سامانه هوشمند مدیریت اسناد در این شهر خبر داد.

هوشمندسازی در حال حاضر از کارآمدترین روش‌ها برای مدیریت اسناد شمرده می‌شود که با پیشرفت‌های فناوری هر روز به وسعت و کاربردهای آن نیز افزوده می‌شود. در روزگاری که حجم تولید اسناد به علت گسترش یافتن مناسبات اداری و صدور احکام و اسناد از سوی ارگان‌ها و نهادهای گوناگون بسیار زیاد شده است چگونگی رده‌بندی اسناد و نگه‌داری از آن‌ها به شکلی که در عین حفاظت از اسناد، در صورت لزوم دسترسی به آن‌ها نیز آسان باشد به یکی از چالش‌های قابل توجه عصر ما در حوزه مدیریت اسناد تبدیل شده است.

استفاده از سامانه‌های هوشمند چالش‌های بسیاری را که در مورد نگه‌داری، دسته‌بندی، شناسایی و استفاده از اسناد پیش روی مسئولان قرار دارد به‌راحتی از میان برمی‌دارد. نخستین گام برای ایجاد سامانه هوشمند،‌ اقدام برای الکترونیکی کردن اسناد است که البته این قدم پیش‌تر برداشته شده است و اکنون نوبت به استفاده از هوشمندسازی در ایجاد سامانه مدیریت اسناد رسیده که این گام نیز در استان فارس در جهت بهبود بخشیدن به وضعیت مدیریت اسناد برداشته شده است.

رئیس کمیسیون هوشمندسازی، فناوری‌های نوین و اطلاعات شورای شهر شیراز، ضمن اعلام خبر اجرایی شدن سامانه هوشمند مدیریت اسناد، در رابطه با هوشمندسازی صورت‌گرفته در شهرداری شیراز گفت: سامانه مدیریت اسناد که امروز به مرحله اجرایی شدن رسیده سامانه‌ای است برای دریافت، طبقه‌بندی، نگهداری، بازیابی و ذخیره‌سازی و همچنین کاهش استفاده از کاغذ. هدف ما در بهره‌گیری از این سامانه هوشمند برطرف کردن مشکلاتی است که در روش‌های سنتی مدیریت اسناد وجود دارد.

او در مورد قابلیت‌ها و امکاناتی که این سامانه هوشمند در اختیار کاربران قرار می‌دهد توضیح داد: سامانه الکترونیک مدیریت اسناد، نرم‌افزاری است که ذخیره‌سازی و پیگیری اسناد و مدارک مختلف، به صورت الکترونیکی و هوشمند را برای کاربران ممکن می‌سازد. در این سامانه‌ هوشمند گذشته از نامه‌ها و مستندات مرسوم سازمانی، مواردی دیگر مانند مستندات در گردش سایر نرم‌افزارهای مرتبط، فکس و نامه‌های پست الکترونیکی نیز قابل ساماندهی است. به طور معمول در سیستم مدیریت اسناد، بخش گسترده‌ای از گردش مکتوبات، از مراحل اولیه تولید تا امضا و ارسال الکترونیکی تحت پوشش سامانه قرار خواهد داشت.

این عضو شورای شهر شیراز آسان‌سازی ارتباطات مکتوب شهرداری و همچنین تسهیل ارتباط با سایر سازمان‌ها را از مزایای استفاده از سامانه هوشمند مدیریت اسناد قلمداد کرد و ابراز داشت: اسناد پراهمیتی مثل اسناد حقوقی، املاک و… در شهرداری شیراز موجود است که حفاظت از آن‌ها کمال اهمیت را داراست و وارد شدن هر گونه خدشه و آسیب به آن‌ها بسیار نامطلوب است. به همین دلیل و با توجه به اینکه اسناد غیر الکترونیک دارای عمر محدودی هستند لازم است نگه‌داری از این اسناد به صورت الکترونیکی صورت بپذیرد.

نصیری ضمن اشاره به نقش هوشمندسازی و سامانه هوشمند در بهبود کیفیت مدیریت اسناد، در مورد قابلیت هوش مصنوعی برای تسهیل امر بررسی سابقه اسناد نیز اظهار کرد: برای اینکه بررسی روند و پیشینه اسناد ساده‌تر شود نگهداری الکترونیکی باید به صورت متن باشد. هوش مصنوعی در زمینه تبدیل اسناد به متن الکترونیکی می‌تواند به یاری ما بیاید.

جدیدترین اخبار هوش مصنوعی ایران و جهان را با هوشیو دنبال کنید